Legalitas virtual office surabaya? apa dasar hukumnya? cara mendirikannya?
Pasti Anda tidak asing lagi dengan kata Virtual Office. Jadi…… apa sih pengertian dari virtual office itu? Virtual Office adalah fasilitas penyewaan kantor secara virtual, dimana para penyewa hanya berhak memiliki alamat dari kantor tersebut tapi tidak memiliki ruangan secara fisik di kantor tersebut.
Ada juga pengertian virtual office menurut wikipedia, yaitu Kantor virtual atau virtual office adalah sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia maya, tempat seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki lokasi kantor secara fisik.
Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara luring. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Hal ini bertolak belakang dengan persepsi tradisional mengenai ruang kantor, yang selama bertahun-tahun telah menjadi standar ruang kerja di Indonesia.
Contoh Virtual Office
Salah satu contoh dari virtual office yang ada di Surabaya yaitu Graha Office, yang berlokasi di Gedung Graha Pena Lt 15, Jl. Ahmad Yani No.88 Surabaya.
Alamat: Graha Pena Lantai 15 Suite 1503 Jl. A. Yani 88 Surabaya
No Tlp / WA : (031) 3000 2222 / 0811 52 1000
Email : cs@grahaoffice.com
Jam Kerja : Senin – Jumat (08.00-17.00 WIB)
Baca selengkapnya: Sewa Kantor Paling Strategi 2023 – Graha Office Surabaya
Dasar Hukum Virtual Office
Dengan adanya virtual office yang mulai marak di Indonesia ini, mulai dengan dikeluarkannya Peraturan Daerah (PERDA) Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 1 Tahun 2014 tentang Rencana Detail Tata Ruang dan Peraturan Zonasi atau yang disebut sebagai Perda Zonasi.
Tujuan dari PERDA ini yaitu untuk mengendalikan pemanfaatan ruang sehingga pembangunan dilaksanakan secara efisien & efektif, maka dari itu Pemerintah DKI Jakarta mengatur fungsi-fungsi ruang di Jakarta agar tidak berantakan.
Legalitas Virtual Office Surabaya 2023
Sebenarnya sejak kapan sih virtual office ini muncul? Apakah dengan adanya virtual office ini akan memberikan persepsi yang positif atau malah negatif? Virtual office itu legal atau tidak sih? Lalu untuk dasar hukumnya virtual office apa dan bagaimana?
Pasti Anda akan bertanya-bertanya akan semua hal tersebut. Untuk info selengkapnya yuk baca penjelasan dibawah ini.
Pada tahun 2015 silam, dikawasan Ibu Kota Jakarta, kantor virtual sempat dilarang. Larangan tersebut tertuang dalam Surat Edaran kepala Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (BPTSP) Nomor 41 tahun 2015. Karena pada saat itu banyak perusahaan baru dan start up bermunculan, pertentangan muncul dari berbagai pihak.
Akhirnya melalui edaran serupa yang dikeluarkan pada tahun 2016, keberadaan virtual office diizinkan kembali dengan berbagai syarat dan ketentuan yang berlaku.
Pengaturan virtual office adalah akibat dari adanya Perda DKI Jakarta No. 1/2014 tentang Zonasi. Dan pengaturan virtual office sendiri kemudian diatur di tahun 2016 melalui SE PTSP DKI Jakarta No. 6/2016
Nahh dengan ketentuan yang sudah dijelaskan diatas, maka sejak tahun 2016 penggunaan virtual office sudah diperbolehkan.
Berdasarkan surat edaran yang ada, maka penggunaan Virtual Office di Indonesia merupakan tindakan legal dan sah secara hukum, sehingga para pengusaha tidak perlu khawatir lagi mengenai landasan hukum dan izin yang berlaku untuk menyewa Virtual Office untuk menjalankan usahanya.
Menjalankan usaha dengan Virtual Office sudah mendapatkan landasan hukum nya loh. Ketentuan dalam surat edaran tentang virtual office yang dikeluarkan pemerintah DKI Jakarta ini diperkuat dengan peraturan tentang PT (Perseroan Terbatas) yang diatur dalam UU Nomor 40 Tahun 2007 pasal 5.
Itulah dasar hukum yang mengatur tentang penggunaan virtual office. Jadi……selain adanya peraturan daerah, legalitas kantor virtual juga di dukung dengan adanya hukum negara.
Baca juga: Graha Office – Virtual Office Terbaik 2023 dan Keuntungannya
Jadi……Virtual office adalah solusi modern untuk perusahaan-perusahaan yang ingin menghemat biaya operasional. Anda akan dapat bekerja dari mana saja, namun akan tetap memiliki alamat bisnis kantor seperti di Surabaya.
Viral!!! 5 Daftar Tempat Untuk Menyewa Virtual Office Di Surabaya | Best Quality
Berikut adalah langkah-langkah umum untuk mendirikan perusahaan virtual:
1. Rencanakan Bisnis Anda
Tentukan jenis bisnis yang ingin Anda jalankan secara virtual dan buatlah rencana bisnis yang komprehensif. Identifikasi target pasar, saingan, model bisnis, dan strategi pemasaran Anda. Perencanaan yang matang akan membantu Anda merumuskan langkah-langkah selanjutnya dengan lebih baik.
2. Pilih Struktur Hukum
Tentukan struktur hukum yang sesuai untuk perusahaan virtual Anda. Pilihan umum termasuk perseorangan (sole proprietorship), persekutuan (partnership), perusahaan terbatas (limited liability company/LLC), atau perseroan terbatas (corporation).
Konsultasikan dengan ahli hukum atau konsultan bisnis untuk memahami kelebihan dan keterbatasan setiap struktur hukum dan memilih yang paling cocok untuk kebutuhan Anda.
3. Registrasikan Bisnis Anda
Daftarkan bisnis Anda sesuai dengan persyaratan hukum di negara atau yurisdiksi tempat Anda beroperasi. Biasanya, Anda perlu mengajukan pendaftaran bisnis, mendapatkan izin usaha, dan memenuhi persyaratan perpajakan. Periksa peraturan setempat dan hubungi otoritas yang berwenang untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai proses registrasi.
Info selengkapnya: Legal atau Tidak Virtual Office Surabaya Tahun 2023?
4. Tentukan Nama dan Logo Bisnis
Pilih nama yang mewakili identitas dan tujuan bisnis Anda. Pastikan nama tersebut tersedia dan tidak bertabrakan dengan merek dagang lain. Selain itu, desainlah logo yang menarik dan profesional untuk merek bisnis Anda.
5. Atur Keuangan
Buat rekening bank bisnis terpisah untuk memisahkan keuangan pribadi dan bisnis. Hal ini akan membantu melacak pendapatan dan pengeluaran bisnis secara lebih efisien. Juga, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak atau sistem akuntansi yang dapat membantu Anda mengelola keuangan dengan baik.
6. Bangun Prisensi Online
Buat situs web bisnis yang profesional dan menarik sebagai pusat informasi dan kontak untuk pelanggan potensial. Manfaatkan pula media sosial dan platform online lainnya untuk mempromosikan bisnis Anda. Pastikan untuk membangun kehadiran online yang kuat agar dapat menjangkau lebih banyak pelanggan.
7. Tetap Terhubung
Komunikasi yang efektif menjadi kunci dalam bisnis virtual. Pastikan Anda memiliki alat komunikasi yang andal, seperti telepon, email, dan platform kolaborasi online. Selain itu, pilihlah perangkat lunak manajemen proyek yang memungkinkan tim Anda berkomunikasi dan bekerja sama dengan baik.
8. Rekrut Tim yang Tepat
Jika Anda membutuhkan tim untuk menjalankan bisnis virtual Anda, identifikasi peran yang diperlukan dan rekrut karyawan yang berkualitas. Pertimbangkan untuk menggunakan freelancer atau kontraktor independen jika dibutuhkan.
9. Tetapkan Kebijakan dan Prosedur
Buat kebijakan dan prosedur kerja yang jelas untuk memastikan efisiensi, transparan. Setelah Anda mendirikan perusahaan virtual, penting untuk menetapkan kebijakan dan prosedur yang jelas untuk menjaga operasional yang efisien dan konsisten.
Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ikuti dalam menetapkan kebijakan dan prosedur perusahaan virtual:
1. Identifikasi Kebutuhan: Pertama, identifikasi kebutuhan bisnis Anda dan tentukan area di mana kebijakan dan prosedur diperlukan. Misalnya, kebijakan keamanan data, kebijakan privasi, kebijakan penggunaan perangkat lunak, prosedur manajemen proyek, dll.
2. Penulisan Kebijakan: Tulis kebijakan-kebijakan yang relevan dengan menggambarkan secara rinci aturan dan standar yang harus diikuti oleh semua anggota tim virtual Anda. Pastikan kebijakan tersebut mencakup aspek hukum, keamanan, etika, dan kebijakan khusus lainnya yang sesuai dengan jenis bisnis Anda.
3. Penetapan Prosedur: Setelah menetapkan kebijakan, buat prosedur yang mendukung implementasi kebijakan tersebut. Proses operasional yang jelas dan terstruktur akan membantu anggota tim memahami bagaimana tugas-tugas harus dilaksanakan. Contohnya, prosedur untuk pengelolaan proyek, komunikasi tim, pelaporan keuangan, dll.
4. Komunikasikan dengan Tim: Sampaikan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan kepada semua anggota tim secara jelas dan terbuka. Pastikan mereka memahami kebijakan tersebut dan menanyakan jika ada hal yang tidak jelas. Buat salinan kebijakan dan prosedur yang mudah diakses dan terus diperbarui jika ada perubahan.
5. Pelatihan dan Orientasi: Ketika mengonboard anggota tim baru, berikan pelatihan dan orientasi mengenai kebijakan dan prosedur perusahaan. Ajarkan mereka bagaimana menjalankan tugas-tugas sehari-hari sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Berikan juga panduan tertulis yang dapat mereka gunakan sebagai referensi.
6. Evaluasi dan Perbaikan: Lakukan evaluasi rutin terhadap kebijakan dan prosedur perusahaan untuk memastikan bahwa mereka masih relevan dan efektif. Ambil umpan balik dari anggota tim dan tinjau apakah ada area yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan. Lakukan perubahan sesuai kebutuhan bisnis Anda.
7. Kepatuhan: Penting untuk menegakkan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan. Berikan sanksi atau tindakan disiplin jika kebijakan dilanggar atau prosedur tidak diikuti. Pastikan semua anggota tim memahami pentingnya kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur perusahaan.
Baca juga: Virtual office 4.0? Transformasi Ruang Kerja di Era Digital Tahun 2023
